• 0 Głosów - 0 Średnio
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
Myndighetsbrev- Czyli jak napisać pismo?

#1
Myndighetsbrev

Många som skriver till myndigheter använder sig av någon slags kanslisvenska. Det är fel av många skäl. Myndigheterna själva försöker numera att skriva läsligt. Dessutom är det svårt att skriva bra kanslisvenska. Det slinker gärna in fel när man brottas med ålderdomliga ord och krånglig meningsbyggnad.

Oftast beror det här på ett feltänkande. Skribenten tror att han ska kunna bryta ner myndighetens motstånd med dess egna vapen. Sanningen är den att mot just det vapnet är de helt osårbara. Med älskvärdhet kommer man bra mycket längre.

Du skriver till en människa

För myndighetsbrev gäller samma regler som för alla brev. Du ska göra det lätt för läsaren att förstå ditt budskap. Brevmottagaren är en människa och inte någon Kafka-artad kommitté.

Innan du skickar ditt brev är det bra om du per telefon kan spåra upp rätt mottagare. Om ditt ärende är lite speciellt kan brevet annars valsa omkring mellan olika avdelningar, och sådant brukar kunna ta tid.

Var konkret

Börja gärna med en konkret ärendemening. Hellre "ansökan om bygglov Aneby 72:4" än "Ansökan" eller "ref telefonsamtal". Däremot kan du sedan inleda med att referera till eventuellt telefonsamtal. På så sätt ger du mottagaren en chans att komma ihåg just ditt ärende.

Sedan kommer du med ditt önskemål. Du behöver inte linda in det i några artighetsfraser. Var tydlig och konkret. De är vana vid klarspråk. Om ditt brev även innehållet specifikationer, förklaringar och motiveringar, ska du inte börja med dem. Lägg alltid ärendet först.

Hur mycket arbete man ska lägga ner på ett myndighetsbrev beror naturligtvis på hur komplicerat ärendet är. Det finns inget skäl att slösa varken med din eller tjänstemannens tid om det gäller en enkel sak. Om du däremot befarar att du ska få ett avslag kan det vara värt att anstränga sig.

Rätt attityd

Var gärna personlig, men inte känslosam. Var inte överdrivet formell och absolut inte aggresiv och kom inte med några förtäckta hot. Tjänstemän är mer än många andra känsliga för allt som luktar påtryckningar, mutor eller hot.

Argumentera rationellt och med en förståelse för att tjänstemannen inte styrs av illvilja utan försöker uppfylla ett specificerat samhälleligt uppdrag. Det finns ju många situationer när det är bra att det finns tjänstemän som säger nej, även om det naturligtvis inte gäller just ditt fall.

Samla alla personuppgifter så att de är lätta att hitta: ärendenummer, personnummer, namn, adress, telefon - hem, arbete och mobil - fax, e-post med mera. Du kanske är en mycket upptagen person, men utgå alltid från att tjänstemannen är mer upptagen. Gör dig tillgänglig.


Digg   Delicious   Reddit   Facebook   Twitter   StumbleUpon  


Użytkownicy przeglądający ten wątek:
1 gości